ServiceNow を活用し、HR業務フローの効率を飛躍的に向上

DXの波の中で、人事承認プロセスの電子化は企業が最初に取り組む領域の一つですが、プロセスの複雑さ、権限の多様性、そして過去からの業務負荷により、スムーズに進まないケースも少なくありません。 当社のお客様も、かつては紙ベースの承認業務に深く依存していました。申請書は手書き・押印・回覧・保管が必要であり、すべての工程が人手依存となっていたため、処理期間は長く、進捗の可視化も困難な状況でした。

01 プロジェクト背景：煩雑な業務プロセスと低い業務効率

プロジェクト開始前、当該企業の人事関連申請は依然として紙ベースが中心でした。社員が申請書を記入した後、段階的に承認印を取得し、部門をまたいで回覧され、最終的に手作業で保管されていました。

一連のプロセスはすべて手動で管理されており、以下のような課題が存在していました：

• 効率が低い：手書き・押印・回覧が必要で承認に時間がかかる
• 可視性がない：進捗状況をリアルタイムで確認できない
• 滞留が発生しやすい：承認遅延や業務停滞が頻発
• コストが高い：紙・印刷・保管などの運用コストが大きい
• 利便性が低い：従業員の申請負担が大きく満足度が低い

従来型の運用では、人手コストの増加だけでなく、リアルタイム管理やデータ分析への対応も困難でした。

02 ソリューション：統一された人事ワークフロープラットフォームの構築

当社チームは ServiceNow HRSD をベースに、顧客専用のデジタル人事承認システムを構築し、紙ベースの業務フローを全面的に置き換えました。 Workflow：自動承認エンジン ServiceNow Workflow を活用し、動的に調整可能な自動承認フローを設計。申請から保管までを完全に自動化しました。

人員・権限の精細化管理

人事管理モジュールと連携し、ロールおよび権限グループをカスタマイズすることで、各申請を適切な承認者へ正確にルーティング。代理承認や多段階承認にも対応可能です。インテリジェント通知と進捗可視化 多次元の通知ルールを設定し、承認待ち・進捗状況を自動通知。紙ベース業務で発生していた非効率・遅延・情報不透明性を解消しました。

トレーニング支援および継続的な改善

ユーザー向けのトレーニングおよび操作マニュアルの提供を通じて、従業員および管理者が電子化された承認プロセスを円滑に利用できるよう支援しました。 また、システム稼働後も継続的にプロセス改善を行い、業務効率の向上およびユーザー体験の改善を実現しています。

03 成果および顧客評価

プロセス全体の業務効率は40%以上向上し、紙および管理コストは大幅に削減されました。 さらに本プロジェクトは、Rococoグループ社内において年間顧客満足度プロジェクトとして表彰されました。 本事例は、ServiceNow HRSD が人事業務のデジタル化において強力な基盤であることを改めて証明するとともに、当社のような実装チームが単なるツール導入にとどまらず、業務と技術を融合させる推進役であることを示しています。